• نحن نبحث عن سكرتير تنفيذي وخبير عمليات ذو خبرة لتقديم دعم إداري شامل، وبحث، وتنسيق للإدارة العليا. يجب أن يكون لدى المرشح المثالي ما لا يقل عن 5 سنوات من الخبرة ذات الصلة في دعم المديرين التنفيذيين، ومهارات قوية في تكنولوجيا المعلومات، ومهارات تنظيمية واتصالية ممتازة. تتضمن الوظيفة دعم المكاتب المحلية و الدولية، والعمل عن بُعد حسب الحاجة، وقد تنتقل إلى ترتيب عمل هجين في المستقبل. كما تقدر الوظيفة المعرفة بالأدوات الحديثة للذكاء الاصطناعي لتعزيز الإنتاجية والكفاءة.

• إدارة وصيانة جداول المواعيد، والترتيبات الخاصة بالسفر للمديرين التنفيذيين.
• إجراء الأبحاث وتجميع البيانات للتقارير، والعروض التقديمية، واتخاذ القرارات.
• تنسيق والتواصل مع الجهات الحكومية ورؤساء الأقسام والأشخاص الرئيسيين الآخرين.
• الاجتماع والتواصل مع الوكالات الخارجية، والمستشارين، والموردين، والمسؤولين لتحديد مواعيد الاجتماعات، وتنسيق الفعاليات، والمساعدة في حل المشكلات.
• حضور الاجتماعات الافتراضية والشخصية نيابة عن المدير التنفيذي؛ تدوين محاضر الاجتماع بدقة والمتابعة بشأن بنود العمل.
• إجراء المقابلات والاجتماعات، بما في ذلك تحديد الجداول الزمنية، وإعداد الأجندات، وتوثيق النتائج.
• البحث عن موردين جدد، وإجراء بحوث حول الموردين، وإدارة قواعد بيانات الموردين، ودعم أنشطة الشراء.
• دعم المكاتب الخارجية من خلال التنسيق مع الفرق الدولية، والتعامل مع الاتصالات عبر الحدود، والمساعدة في المشاريع العالمية.
• العمل عن بُعد عند الحاجة، مع الحفاظ على مستويات عالية من الإنتاجية والاستجابة عبر المناطق الزمنية المختلفة.
• إعداد، وتصحيح، وتحرير المراسلات، والتقارير، والعروض التقديمية باستخدام PowerPoint.
• تنظيم وصيانة أنظمة الملفات (الإلكترونية والورقية) مع ضمان أمان المعلومات وسهولة الوصول إليها.
• التعامل مع الوثائق والمراسلات السرية بحذر واحترافية.
• تتبع وتحديد أولويات المهام والمواعيد النهائية للمدير التنفيذي، وضمان إكمال المشاريع في الوقت المناسب.
• المساعدة في تخطيط وتنسيق الاجتماعات، والفعاليات، والمشاريع ذات الأولوية العالية.
• تقديم الدعم للمشاريع والمبادرات الخاصة حسب توجيهات الفريق التنفيذي.
• القدرة على السفر محليًا أو دوليًا إذا تطلب الأمر حضور الاجتماعات، أو الفعاليات، أو التنسيق مع الأطراف الخارجية.
• أداء واجبات إدارية أخرى ذات صلة كما هو موكل.

*مرشحنا المثالي*

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، إدارة المكاتب، أو مجال ذي صلة
• حد أدنى من 5 سنوات من الخبرة المثبتة كأمين تنفيذي أو في دور دعم تنفيذي مشابه أو عمليات الأعمال

*المتطلبات والكفاءات الفنية*

• إجادة مجموعة Microsoft Office (Word، PowerPoint، Excel، Outlook) ومعرفة ببرامج إدارة المكاتب، تحليلات الأعمال، أدوات التقارير، وبرامج إدارة علاقات العملاء
• قدرات تنظيمية وإدارة وقت ممتازة، مع القدرة على تعدد المهام وتحديد الأولويات في بيئة سريعة.
• مهارات تواصل كتابية وشفوية استثنائية.
• مهارات بين شخصية قوية؛ قادر على التفاعل بفاعلية مع المعنيين على جميع المستويات.
• مستوى عالٍ من النزاهة والتقدير والسرية في التعامل مع المعلومات الحساسة.
• خبرة في التنسيق مع الوكالات الحكومية، والمنظمات الخارجية، وموردي مصادر الخدمة تعتبر ميزة.
• خبرة في دعم المكاتب الخارجية أو العمل مع فرق دولية تعد من المميزات.
• استعداد وقدرة على السفر حسب الحاجة.
• الراحة في العمل عن بُعد وعبر مناطق زمنية مختلفة.

*ترتيب العمل*

• الدور يدعم كل من المكاتب المحلية والخارجية ويتطلب القدرة على العمل عن بُعد.
• يرجى ملاحظة: قد ينتقل ترتيب العمل في المستقبل إلى نموذج هجيني يجمع بين العمل عن بُعد وأيام محددة للعمل في المكتب.
• المرونة والقدرة على التكيف مع بيئات العمل المتغيرة أمران أساسيان.

انضم إلينا وكن لاعباً محورياً في دعم قيادتنا ودفع نجاح المنظمة—محلياً ودولياً!