Deskripsi kerja

Seorang pakar perolehan yang akan menyokong aktiviti perolehan harian yang semakin berkembang termasuk memproses invois, menyelaraskan

pesanan pembelian, dan bekerjasama dengan jabatan kewangan untuk memastikan rekod kewangan yang tepat. Calon ideal

akan mempunyai kemahiran dalam penggunaan Netsuite sebagai persiapan untuk kemungkinan peralihan kepada sistem ini.

• Mengurus proses perolehan dari awal hingga akhir, termasuk penentuan sumber, pemilihan pembekal, dan pemprosesan pesanan pembelian.
• Memastikan pemprosesan invois yang tepat pada masanya selaras dengan terma pembayaran yang dipersetujui.
• Menggunakan NetSuite dan Xero untuk menjejak aktiviti perolehan, memproses invois, dan menyelaraskan pesanan pembelian, resit, dan invois dengan rekod kewangan.
• Bekerjasama dengan jabatan kewangan untuk menyelaraskan invois, menjejak perbelanjaan, dan menyelesaikan sebarang percanggahan antara pesanan pembelian, resit, dan invois.
• Menjaga hubungan dengan pembekal, memastikan pematuhan kepada terma kontrak dan menangani sebarang isu invois atau bil secara langsung.
• Menganalisis dan mengurus bajet perolehan untuk memastikan perbelanjaan tetap dalam had yang diluluskan.
• Membantu dalam pembangunan dan pengemaskinian polisi dan prosedur perolehan untuk keserasian dengan piawaian syarikat dan kawalan kewangan.
• Menyediakan laporan berkala mengenai aktiviti perolehan dan prestasi kewangan kepada pengurusan kanan, menekankan kawasan untuk penambahbaikan.
• Mengetahui tentang tren dalam industri dan prestasi pembekal untuk memastikan proses perolehan mengikuti amalan terbaik.
• Bekerja rapat dengan pasukan dalaman (contoh: Kewangan, Undang-undang, Operasi) untuk memastikan operasi perolehan dan invois berjalan lancar.

Keperluan pekerjaan

Pendidikan & Sijil:

• Ijazah Sarjana Muda dalam Pentadbiran Perniagaan, Pengurusan Rantaian Bekalan, Kewangan, atau bidang berkaitan.

Pengalaman:

• 3-5 tahun pengalaman dalam perolehan, penentuan sumber, atau pengurusan rantaian bekalan, dengan pengalaman langsung dalam mengurus proses perolehan dari penentuan sumber hingga invois.
• Kefahaman yang kuat tentang proses perolehan dan polisi, dengan pengalaman bekerja dalam persekitaran pasukan rentas fungsional.
• Kemahiran Teknikal:
• Kemahiran menggunakan perisian perolehan dan kewangan, khususnya NetSuite dan Xero, untuk mengurus aktiviti perolehan, memproses invois, dan menyelaraskan rekod kewangan.
• Kemahiran Excel untuk analisis data dan pelaporan (contoh, jadual silang, VLOOKUP).
• Pengetahuan & Kompetensi:
• Kefahaman yang kuat tentang amalan terbaik perolehan, pengurusan hubungan pembekal, dan rundingan kontrak.
• Pengetahuan yang kukuh tentang prinsip kewangan dan penganggaran untuk mengurus bajet perolehan dan memastikan kepatuhan.
• Kemampuan untuk menyelaraskan pesanan pembelian, resit, dan invois, dan menyelesaikan percanggahan dalam kerjasama dengan pasukan kewangan.
• Kefahaman tentang kawalan kewangan dan keupayaan untuk membangunkan dan mengemaskini polisi dan prosedur perolehan.
• Kemahiran Lembut:
• Kemahiran komunikasi dan interpersonal yang cemerlang untuk bekerjasama dengan pasukan dalaman (Kewangan, Undang-undang, Operasi) dan mengekalkan hubungan dengan pembekal.
• Kemahiran organisasi dan pengurusan masa yang kuat, dengan keupayaan untuk mengurus pelbagai tugas dan tarikh akhir dengan berkesan.
• Kemahiran penyelesaian masalah dan analitik, dengan perhatian kepada detail untuk memastikan ketepatan rekod perolehan dan kewangan.
• Atribut Tambahan:
• Keupayaan untuk bekerja secara berdikari dan sebagai sebahagian daripada pasukan.
• Kemahiran pelaporan dan pembentangan yang kuat, dengan kemampuan merumuskan data yang kompleks untuk pengurusan kanan.
• Pengetahuan terkini tentang tren industri, prestasi pembekal, dan amalan terbaik yang berkembang dalam perolehan.

Sila rujuk kepada deskripsi kerja.