Sebuah projek AI yang telah mendapat pembiayaan puluhan juta dan disokong oleh institusi terkemuka.

Jawatan: Pembantu Eksekutif kepada CEO

Lokasi: Jarak jauh, dengan perjalanan diperlukan

Gambaran Keseluruhan:

Pembantu Eksekutif (EA) kepada CEO akan menjadi tangan kanan yang dipercayai, memberikan sokongan tahap tinggi dengan fokus pada komunikasi yang cemerlang, kerahsiaan, dan penyelarasan strategik. Peranan ini memerlukan kemahiran penyusunan yang luar biasa dalam pelbagai bahasa, kemampuan untuk berkomunikasi dengan jelas dan padat, dan tahap pertimbangan yang tinggi dalam mengurus situasi yang sensitif dan kompleks. EA akan mengendalikan tugas pentadbiran dan operasi yang kritikal, berinteraksi dengan pihak berkepentingan, dan memastikan keutamaan CEO dipenuhi dalam produk, strategi pasaran, dan operasi.

Tanggungjawab Utama:

1. Komunikasi dan Penyusunan Pakar:

• Menyusun, mengedit, dan menjawab komunikasi bagi pihak CEO, memastikan kejelasan, kepadatan, dan profesionalisme.
• Berkomunikasi dengan berkesan dalam Bahasa Inggeris, Bahasa Cina, dan bahasa lain yang diutamakan, mengekalkan standard tinggi untuk kandungan bertulis.
• Menggunakan pertimbangan dan kerahsiaan yang tinggi dalam mengurus maklumat sulit dan sensitif.

2. Pembentangan Harian dan Koordinasi Pasukan:

• Memberikan pembentangan harian untuk mengemas kini CEO mengenai aktiviti pasukan, status projek, dan perkembangan penting dalam produk, operasi, dan strategi pasaran.
• Berinteraksi dengan pasukan dan rakan luar bagi pihak CEO, memastikan komunikasi yang lancar dan penyelarasan projek.

3. Pengurusan Pihak Berkepentingan dan Hubungan:

• Berinteraksi dengan pihak berkepentingan, rakan kongsi, pelanggan, dan Open Data Labs, mengurus hubungan tahap tinggi dengan profesionalisme dan diplomasi.
• Mengkoordinasi mesyuarat, acara, dan komunikasi, memastikan CEO bersedia dan disokong dalam semua pertunangan.

4. Pengurusan Diary dan Tugas:

• Menguruskan kalendar CEO, memprioritaskan pertunangan dan memastikan masa diperuntukkan dengan berkesan.
• Menyusun dan mengkoordinasi pengaturan perjalanan, menemani CEO apabila diperlukan dan mengurus semua butiran logistik.

5. Sokongan Operasi dan Strategik:

• Membantu dalam tanggungjawab pengurusan di semua bidang di bawah bidang kuasa CEO, termasuk inisiatif produk strategik, pengawasan operasi, dan pelaksanaan pasaran.
• Memberikan sokongan untuk projek khas, menyampaikan pandangan dan rekomendasi yang selaras dengan visi dan matlamat strategik CEO.

6. Kerahsiaan dan Kemahiran Interpersonal:

• Menggunakan kerahsiaan dan pertimbangan yang tinggi dalam semua aspek peranan, mengurus maklumat sensitif dengan tahap kerahsiaan yang maksimum.
• Menunjukkan kemahiran interpersonal yang luar biasa, mengurus interaksi dengan pasukan yang pelbagai dan pihak berkepentingan tahap tinggi dengan berkesan.

• Melaksanakan pelbagai tugas pentadbiran seperti mengendalikan emel, surat, penyimpanan fail, dan surat-menyurat.
• Membantu dalam tugas perakaunan asas untuk Eksekutif Syarikat.
• Menjaga rekod yang tepat dan memastikan kerahsiaan fail dan dokumen.
• Melaksanakan projek khas dan fungsi pentadbiran lain yang ditugaskan.
• Mengelola jadual Eksekutif Syarikat, merancang mesyuarat, persidangan, dan pengaturan perjalanan.
• Koordinasi mesyuarat dalaman dan luaran, menyediakan dokumen yang relevan, serta mencatat dan mengedarkan minit mesyuarat.
• Mengendalikan panggilan telefon secara profesional, menguruskan surat dan emel, serta mengutamakan surat-menyurat.
• Menyiapkan pembentangan, dokumen, dan kerja pejabat belakang mengikut keperluan.
• Mengelola hubungan perniagaan dan klien luar.
• Menyambut dan membantu pengunjung dengan mengenal pasti tujuan lawatan mereka dan mengarahkan mereka ke jabatan yang sesuai.