Ringkasan Jawatan

Penolong Akaun Penghutang bertanggungjawab menyediakan invois pelanggan yang tepat, memastikan pengebilan gaji, faedah, yuran pengurusan dan caj lain yang terpakai adalah betul. Peranan ini menyokong Pengurus Perakaunan dalam menyelesaikan pertanyaan bil dan menyumbang kepada pelaporan kewangan, keperluan pematuhan dan penyelarasan merentasi fungsi dengan pasukan Pengambilan. Jawatan ini memerlukan perhatian yang tinggi terhadap perincian, ketepatan berangka dan keupayaan mengurus tanggungjawab pelaporan bulanan berulang.

Butiran Jawatan

• Jenis Pekerjaan: Sepenuh Masa
• Waktu: 9:00 AM – 6:00 PM, Isnin hingga Jumaat (akan berubah semasa kitaran pengebilan)
• Lapor Kepada: Pengurus Perakaunan
• Konfigurasi Kerja: Bekerja dari Rumah sehingga diberitahu kelak

Tugas dan Tanggungjawab Utama

Penyediaan Invois Pelanggan

• Mengesahkan senarai lengkap pekerja bagi setiap akaun, termasuk menjejaki pekerja baharu.
• Mengira dengan tepat caj gaji dan faedah lain untuk pengebilan.
• Memastikan ketepatan dan kelengkapan kadar pengurusan yang dikenakan kepada setiap pelanggan.
• Mengesahkan dan memasukkan caj tambahan atau kredit dalam pengebilan, seperti pendahuluan tunai, kerja lebih masa, bayaran premium dan ketiadaan.

Penyelesaian Pertikaian Invois

• Membantu penyelia Perakaunan dalam menyelesaikan pertanyaan dan pertikaian pelanggan berkaitan invois.
• Menyediakan penjelasan terperinci dan dokumentasi yang diperlukan kepada pelanggan untuk menyelesaikan percanggahan dengan cekap.

Pengiraan Kadar Menyeluruh

• Bekerjasama dengan Pasukan Pengambilan untuk pendaftaran cadangan kos pelanggan baharu dalam kalkulator menyeluruh.
• Memastikan semua komponen kadar, termasuk gaji, faedah, dan caj lain, dimasukkan dengan tepat.

Pelaporan dan Pematuhan

• Menjana laporan invois bulanan yang menyeluruh bagi setiap pelanggan, memastikan semua data tepat dan lengkap.
• Menyertai penyediaan laporan kewangan bulanan dan hujung tahun, menyediakan data dan sokongan yang diperlukan untuk penyata kewangan yang tepat.

Pengutipan dan Rakaman Invois serta Pembayaran Pelanggan

• Memantau invois tertunggak dan secara proaktif menjejaki pelanggan untuk memastikan pembayaran tepat pada masanya. Melaksanakan strategi kutipan yang berkesan untuk mengurangkan akaun tertunggak.
• Merekod pembayaran pelanggan dengan tepat dalam QuickBooks, memastikan semua butiran sepadan dengan invois dan akaun pelanggan yang berkaitan.
• Melaksanakan penyesuaian akaun penghutang secara berkala untuk memastikan semua pembayaran direkodkan dan diposting dengan betul. Menangani sebarang percanggahan dengan segera.
• Menyediakan dan menganalisis laporan umur akaun penghutang untuk mengenal pasti akaun tertunggak dan mengutamakan usaha kutipan.
• Menjalin komunikasi berkala dengan pelanggan mengenai status akaun mereka, tarikh akhir pembayaran, dan baki tertunggak. Menyediakan penyata dan peringatan mengikut keperluan.
• Menyelenggara rekod terperinci dan teratur bagi semua aktiviti kutipan, termasuk komunikasi dengan pelanggan, janji pembayaran, dan tindakan susulan.

Sokongan Merentasi Fungsi

• Memberi sokongan kepada pasukan Pengambilan dalam mengira kadar menyeluruh mengikut keperluan.
• Berkoordinasi dengan pihak berkepentingan dalaman untuk memastikan data kewangan dan pengebilan yang tepat.

Kelayakan:

• Ijazah Sarjana Muda dalam Perakaunan, Kewangan, atau bidang berkaitan adalah diutamakan.
• Pengalaman terdahulu dalam akaun penghutang, pengebilan, atau fungsi perakaunan am adalah satu kelebihan.
• Kebolehan berangka yang tinggi dengan perhatian khusus terhadap perincian dan ketepatan.
• Keupayaan mengurus tarikh akhir berulang dan pelbagai laporan serentak.
• Kemahiran komunikasi yang baik untuk penyelarasan dalaman dan pertanyaan berkaitan pelanggan.

Kompetensi Teras:

• Berorientasikan perincian dan sangat teratur
• Kemahiran analisis dan pengiraan yang kuat
• Pengurusan masa dan disiplin tarikh akhir
• Keupayaan bekerjasama merentasi pasukan
• Pengendalian profesional maklumat kewangan sulit