Kami Sedang Mencari: Pentadbir Sokongan Latihan!

Kami sedang mencari Pentadbir Sokongan Latihan untuk menyertai pasukan kami di Cloudstaff, tempat kerja no. 1 di mana-mana!

Peranan: Pentadbir Sokongan Latihan

Pengaturan Kerja: Bekerja Dari Rumah

Lokasi: Mana-mana Cawangan CS - Angeles, Mabalacat, Makati, Ortigas, Tarlac, Cebu, Davao

Jadual: Sesi Pagi

Deskripsi Pekerjaan:

• Pentadbir Latihan memberikan sokongan penting dalam pejabat dan sokongan pentadbiran kepada Pengurus Latihan dan Mentor.
• Peranan ini memastikan dokumen pematuhan disiapkan dengan tepat dan tepat pada masanya, pelanggan dan pelatih disusun dengan betul dalam sistem, dan tugas pentadbiran harian diurus dengan cekap.
• Peranan ini adalah penting untuk membebaskan pasukan Latihan agar dapat fokus kepada penglibatan pelanggan dan pelatih sambil mengekalkan pematuhan dan kecemerlangan operasi.

Tanggungjawab Utama

• Memberikan sokongan pentadbiran kepada Pengurus Latihan dan Mentor.
• Memastikan kertas kerja pematuhan disiapkan dengan tepat dan tepat pada masanya.
• Menjaga rekod pelatih dan pelanggan yang tepat di seluruh sistem.
• Menyediakan dan menyampaikan laporan untuk menyokong keperluan pasukan dan pelanggan.
• Koordinasi jadual latihan dan menyokong komunikasi di antara pasukan.
• Memantau peti masuk pasukan dan bertindak balas terhadap surat-menyurat dengan segera.
• Memberi sumbangan kepada projek khas dan penambahbaikan proses apabila diperlukan.

Kompetensi Utama Peranan:

• Komunikasi
• Menyusun cadangan, dokumen bimbingan, dan permohonan pemindahan yang jelas dan profesional.
• Mengkomunikasikan kemas kini kepada ahli pasukan dan mentor mengenai butiran pelatih dan pelanggan.
• Mengurus pertanyaan peti masuk, memastikan semua emel ditindaklanjuti dengan cepat dan tepat.
• Mengurus panggilan masuk, termasuk memeriksa dan menjawab mesej suara.
• Memantau dan mengurus peti masuk (Peti Masuk Staf, Peti Masuk Pengambilan, dan Pengarah Urusan) untuk memastikan tindakan susulan tepat pada masanya.
• Hubungan Interpersonal / Kerjasama
• Membina hubungan kerja yang positif dengan mentor dan Pengurus Latihan.
• Menyumbang kepada budaya pasukan yang kolaboratif dan hormat walaupun dalam konteks jarak jauh.
• Perancangan & Pengorganisasian
• Menambah jadual latihan TAFE ke dalam kalendar Outlook mentor dan merekodkan latihan di Hub.
• Mengurus keutamaan yang bertindih, memastikan kertas kerja pematuhan dan laporan memenuhi tarikh akhir.
• Menjaga proses pengarkiban dan pangkalan data yang terstruktur untuk memudahkan akses rekod.
• Penglibatan Pelanggan dan Pengurusan Hubungan
• Menyusun cadangan profesional untuk pelanggan dan terma perniagaan.
• Menyediakan CV yang siap untuk pelanggan untuk pembentangan kepada majikan.
• Mengedarkan kemas kini perbincangan toolbox kepada calon Sumber Aktif.
• Menyumbang kepada kandungan perbincangan toolbox untuk menyokong penglibatan pelanggan dan calon.
• Penglibatan Latihan
• Menggunakan pemikiran logik untuk menyelesaikan isu sistem atau laporan.
• Pengurusan Keselamatan
• Menyokong mentor dengan menyiapkan dan menyimpan dokumen pematuhan berkaitan keselamatan dengan tepat.
• Memastikan latihan keselamatan dan rekod direkodkan dan boleh diakses dalam sistem.
• Jualan Dan Pemasaran
• Memberikan sokongan pentadbiran untuk cadangan pengambilan dan aktiviti pemasaran.
• Sistem dan Proses
• Menjaga ketepatan input data di seluruh Hub Latihan, Vincere, dan sistem lain.

Kemahiran dan Kelayakan:

• Pengalaman pentadbiran minimum 2 tahun, idealnya dalam pematuhan, pengambilan, atau sektor pendidikan.
• Kemahiran komputer yang kuat, termasuk pengurusan pangkalan data dan MS Office / Google Workspace.
• Pandangan tinggi terhadap perincian dan ketepatan dalam input data.
• Keupayaan untuk bekerja secara berdikari dalam persekitaran jarak jauh.
• Kemahiran organisasi dan pengurusan masa yang cemerlang.
• Kemahiran komunikasi bertulis dan lisan dalam bahasa Inggeris yang kuat.
• Pengalaman sebelumnya dalam pendidikan vokasional Australia, pengambilan, atau latihan (diingini tetapi tidak wajib).

Kemahiran & Keperluan yang Tidak Boleh Dirunding:

• Pengalaman pentadbiran minimum 2 tahun, idealnya dalam pematuhan, pengambilan, atau sektor pendidikan.
• Kemahiran komputer yang kuat, termasuk pengurusan pangkalan data dan MS Office / Google Workspace.
• Pandangan tinggi terhadap perincian dan ketepatan dalam input data.