MOVE Your Business dengan bangga mewakili klien kami, sebuah firma penasihat yang dipimpin oleh pengasas yang membantu usahawan dalam menyediakan, melaksanakan, dan memaksimumkan nilai keluar perniagaan mereka. Mereka menawarkan proses yang telus dan menyeluruh yang direka untuk selaras dengan matlamat pengasas. Pendekatan mereka yang diperibadikan menggabungkan persiapan strategik, rangkaian pembeli yang dikurasi, dan perancangan pasca keluar untuk memastikan kesan yang berkekalan. Dibina oleh pengasas untuk pengasas, mereka menyampaikan kedua-dua kepakaran dan empati sepanjang perjalanan keluar.

Bagi pihak klien kami, kami sedang mencari Pembantu Eksekutif Peringkat Tinggi untuk memberikan sokongan pentadbiran yang menyeluruh kepada pasukan eksekutif, memastikan operasi yang lancar dan aliran kerja yang efisien. Peranan ini memerlukan rakan yang boleh dipercayai yang boleh menguruskan masa, komunikasi, dan keutamaan dengan ketepatan dan kebijaksanaan sambil berjaya dalam persekitaran yang pantas, dinamik, dan kadang-kadang tidak jelas. Calon yang ideal cemerlang dalam mengawasi aliran kerja yang kompleks, menyesuaikan diri dengan cepat terhadap keutamaan yang berubah, dan secara proaktif menangani cabaran untuk memastikan pasukan eksekutif beroperasi pada tahap tertinggi.

Tanggungjawab Utama:

• Sokongan Eksekutif
• Memberikan sokongan pentadbiran peringkat tinggi kepada 1–3 eksekutif kanan, termasuk pengurusan kalendar, penyelarasan perjalanan, dan laporan perbelanjaan
• Mengantisipasi keperluan eksekutif dan secara proaktif memberikan sokongan terhadap tugas pentadbiran dan operasi
• Mengendalikan maklumat sensitif dan sulit dengan tahap integriti dan kebijaksanaan yang tinggi

• Pengurusan Mesyuarat & Komunikasi
• Mengurus dan memberi keutamaan kepada permintaan yang masuk, e-mel, jemputan mesyuarat, dan komunikasi bagi pihak eksekutif
• Menyediakan dokumen taklimat, pembentangan, dan bahan mesyuarat; mencatat dan mengedarkan nota mesyuarat dengan tindakan susulan
• Menyelaraskan logistik untuk mesyuarat, panggilan, dan acara dalaman dan luaran merentasi pelbagai zon waktu
• Bertindak sebagai penghubung dengan klien, pelabur, syarikat portfolio, dan pemegang kepentingan luaran yang lain

• Pengurusan Projek & Aliran Kerja
• Membantu dalam pengurusan projek, menjejak hasil utama, dan memastikan tarikh akhir dipatuhi
• Menjejak tarikh akhir organisasi dan peribadi yang penting, termasuk tarikh kontrak, pembaharuan polisi, jadual pembayaran balik, obligasi pematuhan, dan hasil yang sensitif terhadap waktu yang lain
• Menjaga sistem dan proses yang meningkatkan produktiviti eksekutif dan keberkesanan organisasi

• Pengurusan Dokumen & Maklumat
• Menjaga sistem fail digital yang teratur, memastikan dokumentasi tepat pada masanya dan pemulihan mudah bahan kritikal seperti perjanjian pembelian, memo pelaburan, kontrak undang-undang, dan jadual kewangan

• Sokongan Ad Hoc
• Memberikan sokongan tambahan dalam pelbagai projek dan tugas yang diperlukan oleh pasukan pengurusan, termasuk penyelidikan, perancangan acara, dan tugas lain seperti yang diarahkan

Keperluan & Kelayakan:

• 5+ tahun pengalaman sebagai Pembantu Eksekutif, idealnya menyokong eksekutif C-level dalam persekitaran pertumbuhan tinggi, konsultasi, pelaburan, atau keusahawanan
• Harus fasih berbahasa Inggeris 
• Kemahiran organisasi yang kukuh dengan perhatian yang teliti terhadap butiran
• Keupayaan terbukti untuk menguruskan pelbagai keutamaan yang sering berubah dalam persekitaran yang bergerak pantas dan tidak terstruktur
• Kemahiran komunikasi dan interpersonal yang luar biasa—profesional, jelas, dan yakin
• Selesa bekerja secara bebas dan membuat keputusan bagi pihak eksekutif
• Mahiran teknologi, dengan pengetahuan kerja yang kuat mengenai:
• Google Workspace (Docs, Sheets, Calendar, Drive, Gmail)
• Microsoft Excel (entri data, pemformatan, formula, analisis ringkas)
• QuickBooks (penjejakan perbelanjaan, pengurusan invois, laporan)
• Platform tandatangan elektronik (contohnya, DocuSign, HelloSign)
• Keupayaan untuk bekerja dengan kebijaksanaan, integriti, dan tahap profesionalisme yang tinggi

Waktu Bekerja:

Sepenuh Masa (40 jam seminggu)

Isnin hingga Jumaat 8 PAGI - 5 PETANG Waktu Pasifik