JUDUL JAWATAN: Pembantu Maya kepada Pengarah Operasi Global

LAPORAN KEPADA: DGO

LOKASI: Jarak jauh

JADUAL: Isnin – Jumaat, 8:30 AM – 5:30 PM EST (waktu rehat tanpa gaji selama 1 jam), 40 jam/minggu

IMBUHAN: $8–$10/jam (berdasarkan pengalaman)

GAMBARAN JAWATAN:

Pembantu Maya kepada DGO adalah rakan pentadbiran yang berprestasi tinggi yang bertanggungjawab untuk menyokong DGO dalam operasi harian, penyelarasan strategik, dan tugas pentadbiran peringkat eksekutif. Ia lebih menumpukan kepada kecekapan pentadbiran, kerja Excel peringkat tinggi, penyediaan dokumen, penjadualan, dan penyelarasan merentasi pelbagai jabatan. Calon yang ideal adalah seorang penyelesai masalah yang proaktif, sangat teratur dengan kemahiran Excel yang maju yang berkembang dalam persekitaran jarak jauh yang pantas. Mereka akan memastikan masa DGO dibelanjakan untuk keutamaan strategik dengan menguruskan butiran operasi harian dan memperkemas aliran kerja.

Sokongan Eksekutif & Pentadbiran

• Menjadualkan mesyuarat dan menyelaraskan logistik untuk panggilan dalaman dan luaran.
• Menyediakan dan memformat laporan, pembentangan, dan dokumen, dengan memanfaatkan kemahiran Excel yang maju untuk penjejakan data, analisis, dan visualisasi.
• Menyaring, memprioritaskan, dan menjawab emel bagi pihak DGO, memastikan tindak balas tepat pada masanya.
• Menjaga fail digital yang teratur untuk memastikan akses mudah kepada bahan rujukan dan rekod.

Sokongan Operasi & Pelaporan

• Membantu dalam mencipta, mengekalkan, dan memperbaiki penjejak dan laporan operasi.
• Menyokong penyatuan dan analisis data untuk memaklumkan keputusan eksekutif.
• Menjejaki item tindakan dari mesyuarat dan memastikan penyelesaian tepat pada masanya merentasi pelbagai jabatan.

Penyelarasan Projek

• Menyokong DGO dalam menyelia projek khas, memastikan garis masa, hasil, dan komunikasi berada pada jalur yang betul.
• Kemahiran ClickUp yang tinggi untuk menjejaki pencapaian projek.
• Berkolaborasi antara DGO dan ketua jabatan untuk memastikan kejelasan mengenai item tindakan dan tarikh akhir.

Komunikasi & Dokumentasi

• Menyusun, menyemak, dan memformat memo dalaman, SOP, laporan, dan ringkasan eksekutif.
• Menyediakan agenda mesyuarat, mencatat nota terperinci, dan mengedarkan dokumentasi susulan jika perlu.
• Menjaga kerahsiaan dan menguruskan maklumat sensitif dengan bijaksana.

MATRIK KEJAYAAN:

• Beban kerja pentadbiran dan pelaporan COO dikurangkan, membolehkan penumpuan kepada strategi berimpak tinggi.
• Laporan dan penjejak peringkat eksekutif adalah konsisten tepat, jelas, dan tepat pada masanya.
• Projek dan tugas di bawah pengawasan COO memenuhi tarikh akhir dengan minimum susulan diperlukan.
• Komunikasi antara COO dan jabatan dipermudahkan dan berkesan.

• Pengalaman 3+ tahun dalam jawatan pembantu eksekutif, sokongan operasi, atau peranan pentadbiran—lebih baik dalam persekitaran jarak jauh.
• Pengalaman terbukti dalam menghasilkan laporan dan pembentangan siap untuk eksekutif.
• Pengalaman menyelaraskan inisiatif merentas jabatan dan menjejaki penyampaian.

KEMAHIRAN:

• Kepakaran tinggi dalam Microsoft Excel (jadual pusingan, VLOOKUP, makro, carta, dan pemformatan bersyarat).
• Kuasai Google Workspace (Docs, Sheets, Slides), alat pengurusan projek (Clickup), dan platform komunikasi (Telegram, Zoom).
• Kemahiran komunikasi bertulis dan lisan yang cemerlang.
• Kemahiran organisasi yang luar biasa dan perhatian terhadap perincian.

SIFAT-SIFAT:

• Proaktif, sumber daya, dan berorientasikan penyelesaian.
• Boleh mengutamakan dan menguruskan pelbagai tugas dalam tempoh yang ketat.
• Menjaga profesionalisme dan kerahsiaan pada setiap masa.
• Kemampuan menyelesaikan masalah yang kuat dengan pengawasan minimum diperlukan.