Seorang Wakil Perkhidmatan Pelanggan bertanggungjawab untuk membantu pelanggan dengan pertanyaan, menyelesaikan aduan, dan memberikan maklumat tentang produk atau perkhidmatan. Wakil Perkhidmatan Pelanggan berfungsi sebagai titik utama hubungan antara syarikat dan pelanggan, memastikan kepuasan dan pengalaman positif.

Tanggungjawab Utama:

Bantuan Pelanggan:

• Menjawab pertanyaan pelanggan melalui telefon, email, sembang langsung, atau secara peribadi.
• Memberikan maklumat terperinci tentang produk, perkhidmatan, dan dasar.

Penyelesaian Masalah:

• Menangani dan menyelesaikan aduan pelanggan dengan segera dan secara profesional.
• Mendiagnosis isu atau mengangkat masalah yang kompleks kepada jabatan yang sesuai.

Pemprosesan Pesanan:

• Membantu pelanggan dalam membuat, mengubah, atau membatalkan pesanan.
• Memproses pemulangan, bayaran balik, atau pertukaran jika perlu.

Penyelenggaraan Rekod:

• Menjaga rekod interaksi pelanggan yang tepat dalam sistem CRM atau pangkalan data.

Penjagaan Pelanggan:

• Membangunkan hubungan positif untuk memupuk kesetiaan pelanggan.
• Mengikuti pelanggan untuk memastikan kepuasan penyelesaian.

Kerjasama Pasukan:

• Berkoordinasi dengan jabatan lain (contohnya, jualan, sokongan teknikal) untuk menyelesaikan kebimbangan pelanggan.

Kemahiran Komunikasi:

• Komunikasi lisan dan tulisan yang kuat.
• Mendengar secara aktif dan kemampuan untuk menyampaikan empati.

Kefasihan Teknikal:

• Familiar dengan sistem CRM, email, dan perisian pejabat asas (contoh: MS Office, Google Suite).
• Keupayaan untuk belajar dan menyesuaikan diri dengan alat atau perisian baru dengan cepat.

Keupayaan Menyelesaikan Masalah:

• Kemahiran analitikal untuk mengenal pasti dan menyelesaikan isu pelanggan.
• Sikap tenang di bawah tekanan.

Kemahiran Interpersonal:

• Sikap mesra dan profesional.
• Pemain pasukan dengan pemikiran mengutamakan pelanggan.

Pengurusan Masa:

• Keupayaan untuk mengutamakan dan mengendalikan pelbagai tugas dengan cekap.

Qualiti Lain:

• Perhatian kepada detail.
• Ketersediaan jadual yang fleksibel, termasuk malam, hujung minggu, atau cuti (bergantung kepada syarikat).
• Keupayaan dwibahasa (sering menjadi kelebihan).