• Techzu adalah syarikat perisian dan AI yang sedang berkembang yang membantu PKS Singapura untuk mendigitalkan melalui laman web, platform eCommerce, perisian khusus, dan alat automasi. Kami cepat, ringkas, dan fokus dalam membina sistem yang memberikan hasil.

• Kami sedang mencari seorang Pembantu Eksekutif dan Koordinator Operasi yang sangat cekap, berdikari, dan berorientasikan penyelesaian untuk menyokong secara langsung Pengarah Urusan (MD). Peranan ini akan membantu membebaskan masa MD dengan mengurus operasi harian, memperbaiki sistem dalaman, mengendalikan koordinasi projek, dan memastikan kelangsungan tindakan di seluruh pasukan.

Gambaran Peranan

• Ini adalah peranan yang sangat penting yang direka untuk seseorang yang tidak hanya mengikuti arahan, tetapi berfikir lebih awal, menyelesaikan masalah sebelum ia berlaku, dan secara aktif membantu perniagaan berjalan dengan lebih lancar setiap hari. Anda akan mengendalikan tugas pentadbiran, sumber manusia, penjejakan kewangan, pelaporan dalaman, penyelidikan asas, dan tugas koordinasi. Anda juga akan dipercayai untuk membuat cadangan, menyelesaikan halangan, dan menyelesaikan perkara secara berdikari — tidak hanya melengkapkan senarai semak.

Tanggungjawab Utama

Operasi Pentadbiran & Koordinasi Dalaman

• Mencipta dan menyelenggara laman intranet syarikat untuk dokumentasi dalaman
• Bekerjasama dengan MD untuk mendokumentasikan dan menguruskan SOP merentasi jabatan
• Mengatur dan menguruskan folder dalaman, templat, dan dokumentasi
• Koordinasi dan pengurusan kontrak serta dokumentasi perjanjian (NDA, perjanjian projek, dll.)
• Menjaga pengesan tugas seluruh syarikat dan menindaklanjuti item yang telah didelegasikan

Sokongan Sumber Manusia

• Menyiarkan jawatan, menjadualkan temu duga, dan membantu dalam pengambilan pekerja baru
• Mengesan prestasi pasukan dan mengekalkan papan pemuka prestasi
• Bekerjasama dalam membangunkan dan menguruskan sistem penilaian prestasi syarikat
• Mengesan dan merekod cuti, hari lahir, terma kontrak, dan rekod HR
• Menyediakan dokumen HR seperti surat tawaran kerja, pengesahan percubaan, dan surat penerimaan atau pelepasan pengunduran

Kewangan Ringan & Perakaunan

• Menyediakan dan mengurus invois berkala
• Mengesan dan menindaklanjuti pembayaran yang tertunggak
• Mengesan komisen pasukan berdasarkan data yang disediakan
• Meng-upload dan mengkategorikan resit
• Berkoordinasi dengan akauntan untuk menyelenggara dokumentasi kewangan

Pelaporan Projek & Status

• Mengesan kemajuan projek dalaman dan pelanggan merentasi jabatan
• Menindaklanjuti dengan ahli pasukan untuk kemas kini kemajuan dan tarikh akhir
• Menyediakan laporan mingguan untuk MD mengenai kemas kini projek, halangan, dan item yang perlu diselesaikan
• Menghantar peringatan kepada pasukan tentang tugas yang tertunda dan tarikh akhir

Pelaksanaan & Sokongan Mesyuarat

• Menyediakan agenda dan mengkoordinasikan logistik mesyuarat
• Menulis nota semasa mesyuarat dan mengesan tindakan susulan
• Memelihara laporan ringkasan mingguan tentang apa yang sedang berjalan, apa yang terhenti, dan apa yang memerlukan semakan MD
• Secara proaktif menindaklanjuti item tindakan yang belum diselesaikan merentasi pasukan

Sokongan Emel, Kalenda & Proposal

• Mengatur dan menyusun peti masuk MD menggunakan penapis dan label berstruktur
• Menjawab emel tidak sensitif menggunakan templat standard
• Menjadualkan mesyuarat, mengesahkan kehadiran, dan menghantar peringatan
• Memformat dan menghantar cadangan perniagaan menggunakan templat yang ada

Sokongan Penyelidikan & Pembangunan

• Melakukan penyelidikan mengenai pesaing, tren pasaran, pola UX/UI, dan alat
• Mengatur idea produk dan inspirasi untuk MD
• Meringkaskan penemuan dan mencipta dokumen penyelidikan dalaman yang ringkas
• Memelihara perpustakaan R&D dengan rujukan dan contoh

Sokongan Jualan & Pembangunan Perniagaan

• Menyediakan dan mengemas kini perjanjian perkhidmatan pelanggan
• Menyesuaikan dan mengatur dek jualan atau pembentangan produk
• Menjaga folder terkini bagi bahan jualan, kajian kes, dan dokumen PSG
• Memberi bantuan dalam menyediakan bahan untuk petunjuk baru atau cadangan

Keperluan

• Penguasaan bahasa Inggeris lisan dan tulisan yang cemerlang
• Pengalaman sekurang-kurangnya 2 tahun dalam pentadbiran, operasi, atau bantuan eksekutif
• Sumber yang sangat baik dan berorientasikan penyelesaian — anda mencari jawapan, bukan sekadar bertanya soalan
• Pemikiran kritikal yang kuat dan pertimbangan bebas — anda tahu bila untuk bertindak dan bila untuk mengeskalasi
• Rekod prestasi yang terbukti dalam mengekalkan tanggungjawab dan perhatian terhadap detail
• Kemahiran dalam Google Workspace (Dokumen, Helaian, Slaid, Drive, Gmail, Kalenda)
• Mampu menguruskan pelbagai perkara yang bergerak dan memastikan orang lain tetap berada dalam landasan
• Sangat teratur, proaktif, dan tenang dalam tekanan

Bonus (Sangat Dialu-alukan)

• Pengalaman dalam perakaunan
• Pengalaman menyokong pengasas atau pasukan kepimpinan
• Pengalaman kerja di syarikat teknologi atau berasaskan perkhidmatan

Waktu Bekerja

• Penuh masa
• 12 hari cuti tahunan berbayar
• Mengikuti Cuti Umum Singapura
• Pemeriksaan harian dengan MD diperlukan