Pengambilan dan Pemantauan Ejen:

• Mengambil dan memantau ejen berbayar baru setiap hari.
• Mengurus dan mengesan aktiviti harian semua ejen.

Bantuan Eksekutif:

• Menjadualkan temuduga, mengurus perlesenan, dan memastikan pematuhan untuk setiap negeri.
• Memantau produk insurans dan kewangan di laman web pembawa.
• Memastikan semua keperluan yang belum dipenuhi dilaksanakan pada polisi.
• Memanggil pelanggan untuk menjadualkan semakan tahunan dan menyemak status tempoh grace.
• Mendapatkan tandatangan yang betul pada dokumentasi.
• Pengurusan emel dan kalendar.

Mesyuarat Firestarters:

• Membuka mesyuarat Firestarters mingguan dan menyediakan topik serta PowerPoint.
• Mengurus pembentangan Firestarters Round Robin pada hari Sabtu.
• Membuat laporan pengiktirafan pasukan dan menyusun kemas kini mingguan untuk Firestarters.
• Menyusun pengiktirafan untuk pasukan "The Force" dan menyediakan PowerPoint untuk perjumpaan pasukan.

Pengambilan & Temuduga:

• Menyaring resume, melaksanakan atau menjadualkan temuduga awal, dan mengikut perkembangan dengan calon temuduga.

Koordinasi Acara Besar:

• Memastikan semua ahli pasukan mendaftar untuk acara, menempah perjalanan dan penginapan.
• Mengendalikan pemilihan pakaian dan menjadualkan temu janji rambut/kuku untuk CEO sebelum acara besar.
• Memastikan semua pengiktirafan dan trofi dipesan dan dihantar tepat pada masanya.
• Mengkoordinasikan logistik (pengangkutan, aktiviti pasukan, makanan) untuk acara.
• Membangunkan senarai semak acara dan memastikan segala-galanya diatur sebelum perjalanan.

Susulan Insurans & Kewangan:

• Hubungi pembawa untuk mengikut perkembangan permohonan pelanggan dan menghantar kriteria yang belum dipenuhi.

Tugas Pentadbiran:

• Menyediakan invois, laporan, penyata kewangan, dan dokumen lain.
• Menjawab panggilan telefon, melakukan penyelidikan, dan menghadiri mesyuarat (merakam minit).
• Mengendalikan tugas pejabat am (memesan bekalan, perakaunan asas).

Pengaturan Mesyuarat & Perjalanan:

• Menyediakan agenda, mengatur katering, dan menganjurkan perjalanan untuk eksekutif.

Sokongan Umum & Laporan:

• Mengurus kehadiran untuk acara Firestarters dan mengekalkan pemanggilan peranan.
• Mewujudkan dan mengemas kini sistem untuk meningkatkan kecekapan pasukan.
• Menyusun dan menghantar laporan tepat pada masanya untuk pasukan eksekutif.

Keperluan Utama

• Kemahiran berbahasa Inggeris yang baik dalam komunikasi lisan dan penulisan.

• Pengalaman sebelum ini sebagai setiausaha eksekutif, pembantu pentadbiran, atau dalam bidang berkaitan.

• Kemahiran organisasi yang kuat.

• Keupayaan untuk mengutamakan dan mengendalikan pelbagai tugas dengan berkesan.

• Perhatian yang kuat terhadap perincian.

Keperluan Tambahan

• Mahir menggunakan RingCentral dan Zoom.

Keperluan Pejabat di Rumah

Sila mohon untuk peranan ini hanya jika anda mempunyai keperluan pejabat di rumah berikut:

· Headset dan webcam yang berfungsi dengan baik

· Sambungan internet yang stabil sekurang-kurangnya 5 Mbps hingga 15 Mbps

· Sistem komputer terkini dengan minimum Windows 8 atau Mac OS X

· Bilik yang tenang tanpa gangguan atau bunyi latar belakang

· Pelan sandaran jika bekalan elektrik terputus atau jika sambungan internet anda menjadi tidak stabil semasa giliran anda

Hanya pemohon yang memenuhi kriteria ketat di atas akan dihubungi.